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個人事業主が請求書に書くべき項目とよくある疑問を徹底解説!おすすめの請求書作成ソフトも紹介!

取引先に代金を請求するためには、請求書の作成が必要です。
これは法人でも、個人事業主でも変わりません。
しかし個人事業主の場合、個人間の取引も多いため、請求書の記載が不正確でも問題なくやり取りできたり、そもそも請求書を作成しないことがあります。
個人事業主も、請求書の正しい書き方を知っておいて損はありません。
特に、資金調達の方法によっては請求書が必要になる場合があります(ファクタリングなど)。
その際、請求書の記載に誤りがあれば資金調達ができなくなってしまいます。
そのような失敗を防ぐためにも、この記事では個人事業主の請求書の書き方を徹底解説します。

個人事業主が請求書を作成する際に記載すべき項目

まずは、個人事業主の請求書の記載項目についてみていきましょう。
以下の項目を盛り込むことで過不足のない、ファクタリング※などにも利用できる請求書を作成できます。

※所有している売掛金の売却する資金調達方法

タイトル

タイトルとは、この書類が請求書であることを表すものです。
「御請求書」などのタイトルで構いません。
請求書作成ソフトを利用する場合、自動で設定されることも多いため難しくはないでしょう。
継続的・定期的に取引している取引先に対しては、「〇月分御請求書」などの記載がベターです。

宛先

請求書の宛先も必須事項です。
請求書を送付する取引先の会社名、住所などを記載します。
取引先に応じて、事業部名や担当者名なども記載したほうが丁寧です。
請求書を資金調達に用いるとき、請求先の信用力が審査されることがよくあります。
つまり請求書の宛先が審査対象となるのですから、正確に記載することが重要です。
仕事の依頼者と請求先が異なる場合もあるため、宛先の記載には注意しましょう。

請求内容

その請求書が、何についての代金を請求するものであるか、請求内容を明記します。
取引の内容に応じて、商品名やサービス名に加え、数量と単価も明記の上、請求金額を記載する流れが一般的です。
この項目によって、取引先への請求金額が確定します。
ファクタリングなどの資金調達で請求書を用いる場合、ここに記載されている請求金額によって審査されるため、大切な項目です。
なお、取引先の税務処理の都合により、請求内容の記載方法を指定されることもあります。
例えば、軽減税率の対象となる商品を取引する場合には特別な方式(区分請求書保存方式)で記載する必要があるため、取引先の求めに応じて請求書を作成しましょう。

消費税

請求書には、消費税の金額も明記しなければなりません。
その請求書に、軽減税率の対象となる商品と、対象外の商品が混在する場合には、内訳を明記して整理する必要があります。
それぞれの消費税額の小計を、軽減税率対象外の商品は税率10%、軽減税率対象の商品は税率8%として計算し、分けて記載しましょう。

支払期日

取引先と売買契約を結んだ際、代金の支払期日を取り決めます。
請求書を作成する際にも、契約に合わせて支払期日を明記しましょう。
「契約で合意しているから取引先も認識しているだろう」と、請求書の支払期日を軽く考える人もいますが、それは資金繰り悪化の原因になりかねません。
取引先が資金繰りに困ったとき、支払期日を明記していない請求書は後回しになる傾向があるからです。
支払期日に遅れた取引先に、「請求書に支払期日が書いてなかったので、ついうっかり…」などの口実を与えることにもなります。
また、ファクタリングでは支払期日までの期間が審査に影響するため、支払期日を明記していない請求書は利用できません。
毎回の請求書に支払期日を記載し、資金繰りの維持に努めましょう。

発行者の氏名

請求書発行者の氏名も必須事項です。
請求書作成の際には、個人事業主本人の氏名または屋号を明記しましょう。
このほか、特に問題がなければ、氏名以外も記載しておくのがベターです。
請求書は、請求先が受理してはじめて確定するものであり、請求内容に問題があれば訂正する必要があります。
住所や電話番号、メールアドレスなども記載しておくと、訂正などの際にコミュニケーションがスムーズです。

振込先

請求書に振込先の記載がなければ、取引先は支払いができません。
取引先の資金繰りが苦しい場合には、振込先が記載されていないことを口実に、支払いが遅れる恐れもあります。
振込先には、金融機関名・支店名・口座種別・口座番号・口座名義などを記載します。
取引先に振込手数料を負担してもらう場合には、その旨を記載すると丁寧です。

源泉徴収

請求書を作成する際、個人事業主の業種によっては源泉徴収の対象となるため注意が必要です。
デザイン料、原稿料、講演料など、源泉徴収の対象となる場合には、取引先が源泉徴収税額を差し引いた代金を振り込むのが一般的です。
しかし、取引先によっては源泉徴収を行わないこともあります。
源泉徴収を行わない取引先に備えて、請求書作成の際にはあらかじめ源泉徴収税額をマイナス表記して請求内容に盛り込み、最終的な支払額を調整しておくと良いでしょう。

請求書番号など

取引先との請求書に関するやり取り、あるいはそれぞれの請求書管理をやりやすくするために、請求書には請求書番号を記載します。
請求書作成ソフトなどを利用すれば、請求書番号が自動的に付与されるため、特に自分で請求書番号を付ける必要はありません。
また、請求書番号の記載に合わせて、請求書の発行日(請求日)も記載するのが一般的です。

個人事業主が請求書を作成するときによくある疑問

個人事業主の請求書作成について、よくある疑問をまとめていきます。

請求書に印鑑は必要?

上記の通り、請求書には発行者の氏名を明記します。
法人が請求書を作成する場合、この部分には会社の角印を捺印するのが一般的です。
このため、
「個人事業主も請求書に印鑑を押すべき?」
という疑問を抱く人も多いようです。
結論から言えば、印鑑は必須ではありません。
法的にも、「印鑑のない請求書は正式ではない」といった決まりはなく、請求書に印鑑を押さなかったとしても、取引先が支払いを拒否する理由にはなりません。
もっとも、一般的な商習慣として、法人同士の取引では会社印を押すのが一般的であることは事実です。
取引先の慣習により、個人事業主が捺印を求められるケースもあります。
その場合、個人事業主本人の実印を利用すれば問題ありません。
請求書における印鑑の有無については、取引先の求めに応じて判断しましょう。

一人親方の場合も請求書の書き方は同じ?

労働者を一切雇用せず、自分だけ(あるいは自分と自分の家族だけ)で事業を行う事業者を指して、「一人親方」といいます。
「親方」というキーワードからもわかる通り、一人親方は建設業や林業などで用いられる言葉です。
例えば、親方である個人事業主本人が、塗装や左官などの専門スキルがある場合、工事全体のうち塗装だけ、左官だけなど、一部の業務を請け負うことで事業が成り立ちます。
一人親方の場合にも、基本的には一般の個人事業主と同じように請求書を作成します。
しいて言えば、人工(人件費や技術費などをまとめた費用)として請求する場合、記載方法がやや特殊です。
例えば、親方が1日3万円の費用で現場に出た場合、請求書の請求内容の欄には親方の労働日数と単価によって請求額を確定します。
一般的な請求書では、「販売した商品の数量×単価=請求額」などと計算しますが、一人親方の場合には「日数×人工費=請求額」として作成するのです。
その他については、基本的な書き方を守っておけば問題ありません。

個人から個人への請求書は異なる点がある?

法人と個人事業主の大きな違いは、取引先の属性です。
法人も個人と取引することがありますが、多くの業種では法人間での取引が軸となります。
これに対し、個人事業主は個人との取引も多いです。
個人事業主の特徴は、事業の柔軟性にあります。
個人としての性格が強いため、他の個人事業主から仕事を請け負ったり、友人や知人などの一般個人から仕事を請けることも少なくありません。
そこで疑問となるのが、個人間取引の請求書の作成方法です。
これも、特に異なる点はありませんが、友人や知人と取引する際には注意が必要です。
取引相手が友人・知人の場合、関係が親密であるほど「わざわざ請求書を作成しなくても…」という雰囲気になりやすく、請求書を作成せずともスムーズにやりとりできることも多いです。
また、形だけ請求書を作っておけばよいと考えて、書式的に正しくない請求書を作ってしまう人もいます。
仕事の報酬とはいえ、親しい相手に請求するという行為に抵抗がある人もいるでしょう。
それでも、請求書は作成すべきです。
請求書を作成しておけば、取引相手も支払期日などを意識しやすく、やり取りがスムーズになります。
また、個人間取引の請求書を買い取ってくれるファクタリングもありますから、資金調達に活用するためにも、請求書の作成をおすすめします。

個人事業主におすすめの請求書作成ソフト

個人事業主が簡単に請求書を作成する方法は、以下の2つです。

  • インターネットで請求書のひな形を入手し、エクセルなどで作成する
  • 請求書作成ソフトを導入し、プラットフォーム上で作成する

請求書の作成だけであれば、どちらの方法でも問題ありません。
しかし、個人事業主として事業を続ける限り、請求書は絶えず作成する必要があり、請求書を適切に管理することも重要です。
また、請求書の作成・管理だけではなく、会計全般の効率化を図りたい人も多いことでしょう。
そこで、請求書作成ソフトの導入がおすすめです。
ここでは、個人事業主におすすめの請求書作成ソフトを5つ紹介します。

Money Forward

東証一部上場企業のMoney Forwardは、金融サービスで有名な会社です。
法人だけではなく、個人事業主向けの請求書作成ソフトも提供しています。
Money Forwardの請求書作成ソフトは、会計ソフトの機能に含まれています。
このため、請求書作成だけではなく、確定申告書の作成も可能です。
個人事業主にとって、確定申告は毎年必ず行う必要があります。
確定申告のためにMoney Forwardの会計ソフトを導入し、請求書作成にも役立てるのがおすすめです。
プランは、以下の3つです。

  • パーソナルミニ…年額プラン:800円/月(年額9,600円)、月額プラン:980/月
  • パーソナル…年額プラン:980円/月(年額11,760円)、月額プラン:1,280/月
  • パーソナルプラス…年額プラン:2,980円/月(年額35,760円)、月額プランの取り扱いなし

副業ならばパーソナルミニでも十分でしょうが、本業として個人事業主を営む人にはパーソナルをおすすめします。
パーソナルでは、請求書を毎月自動で作成でき、回収消込機能も付いているため、業務負担の軽減に効果的です。

Freee

Freeeも、法人・個人事業主の双方に請求書作成ソフトを提供しています。
こちらもMoney Forwardと同様、会計ソフトの機能として請求書作成ソフトが含まれているため、会計ソフトの導入を検討している人におすすめです。
Freeeの料金プランは以下の3種です。

  • スターター…年払い:980円/月(年額11,760円)、月払い:1,180円/月
  • スタンダード…年払い:1,980円/月(年額23,760円)、月払い:2,380円/月
  • プレミアム…年払い:3,316円/月(年額39,800円)、年払いのみ

総じてMoney Forwardより高めの設定ですが、Freeeは確定申告書作成や請求書作成のほか、月次の業績推移・資金繰り管理・売掛・買掛レポートの利用や、消費税申告などにも対応しています。
手厚いサポートを希望する人には、Freeeがおすすめです。

MISOCA

会計ソフトではなく、純粋に請求書作成ソフトの導入を希望する人にはMISOCAをおすすめします。
MISOCAは、請求書(あるいは見積書や納品書など)の作成、郵送やメール送付の自動化、請求書の管理・回収などに特化した請求書作成ソフトです。
MISOCAの魅力は、無料プランも提供していることです。
無料プランでも、月5通まで無料で請求書を作成できます。
月5通でも間に合う小規模な個人事業主は、MISOCAの無料プランを検討してみてください。
それ以上の作成を希望する場合、年8,000円の「プラン15」、年30,000円の「プラン100」を利用できます。
このほか、請求書の管理や売掛金の回収にお悩みの方は、MISOCAの回収保証サービスが役立ちます。
Misoca回収保証は、売掛金の支払いが遅延した場合、MISOCAが代金を保証してくれるサービスです。
保証料も格安であり、10万円以下の請求書ならば800円、10万円超の請求書ならば超過部分1万円につき80円の保証料で利用できます。
個人間取引の請求書には利用できないこと、支払期日が1週間以内の請求書のみ対応していることなど、利用に制限はあるものの、個人事業主の売掛金管理・回収に役立つサービスです。

請求管理ロボ

業容が大きい個人事業主であれば、請求書の電子化や業務負担削減を重視している人も多いことでしょう。
そのような人におすすめの請求書作成ソフトは、請求管理ロボです。
請求管理ロボのメリットは、請求書の電子化や管理委託を通して、毎月の請求業務を大幅に削減できることです。
請求管理ロボを導入した企業は、平均で約80%の業務削減に成功しています。
業容が大きい個人事業主や中小企業には魅力的なサービスです。
請求管理ロボには、以下の2つのプランがあります。

  • 電子化プラン:月額10,000円
  • 請求管理プラン:月額30,000円

請求管理ロボには確定申告などの機能もなく、ここまで紹介した請求書作成ソフトに比べてかなり高い料金設定です。
したがって、業容が小さい個人事業主であれば、あえて請求管理ロボを利用する必要はないでしょう。

MakeLeaps

一人親方などを始め、ごく小さな規模で営業している個人事業主であり、なおかつ請求業務の改善を目指す場合にはMakeLeapsもおすすめです。
MakeLeapsは、個人事業主から大企業まで広くサービスを提供しています。
個人事業主には個人プランを提供しており、業容の小さな事業者向けに特化しているのが特徴です。
取引先が3社以内であれば、まずはお試しに無料プランを利用してみましょう。
無料プランは月額0円で、無制限に請求書を作成・送付できます。
経理担当者などを含め、数人で営業している個人事業主には、月額500円の個人プランがおすすめです。
取引先の上限は10社、ユーザー上限は3人ですから、代表者と1~2人の経理担当者で使うことができます。
取引先が10社を超えると法人プランを選ぶ必要があるため、小規模な個人事業主では持て余す可能性が高いです。

まとめ

個人事業主が請求書に書くべき項目や、よくある疑問などを解説しました。
基本的には、個人事業主も法人も請求書の書き方は変わりません。
ただし、個人事業主の業務は多岐にわたるため、業務内容や取扱商品によっては軽減税率の対象、源泉徴収の対象などになり、請求書の書き方がやや複雑になることも多いです。
そのような個人事業主は、この記事でもおすすめした請求書作成ソフトを検討してみてください。
業務負担を大幅に軽減しながら、ファクタリングなどにも問題なく利用できる請求書を作成できます。
個人事業主で請求書による資金調達をご希望の方は、ぜひNo.1にご相談ください。

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