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ファクタリングで求められる7つの必要書類とは?注意点も解説

ファクタリングを利用する会社の多くは、できるだけスピーディに資金調達できること、また審査を確実に通すことなどを重視します。そのために欠かせないのが、ファクタリングの必要書類を事前に準備しておくことです。本稿では、ファクタリングに求められる7つの必要書類と、注意点について解説します。

ファクタリングの必要書類は7つ

ファクタリングは、自社が保有する売掛金をファクタリング会社に売却し、資金を調達する方法です。
ファクタリングの最大のメリットは、資金調達スピードにあります。スピード対応に強みがあるファクタリング会社を選び、2社間ファクタリングを利用するならば、即日でのファクタリングも十分に可能です。
 
ただし、即日ファクタリングのためには、手続きが円滑であることが欠かせません。申し込みから審査、契約までスムーズに手続きしてこそ、即日ファクタリングも可能となります。
 
そこで重要となるのが、ファクタリングの必要書類を事前に準備しておくことです。申し込み段階で必要書類が揃っていればすぐに審査を開始でき、また審査後のファクタリング契約もスムーズに進みます。
 
ファクタリングの必要書類は、ファクタリング会社によって異なります。しかし、主な書類は共通しているため、基本的には以下の7点を準備すると考えてください。

1.身分証明書

ファクタリング会社のホームページなどでは、ファクタリングの必要書類に身分証明書を記載していないことがあります。しかし、基本的に身分証明書は必要と考えてください。
 
ファクタリング手続きの最終段階では、ファクタリング契約を結びます。この時、ファクタリングを利用する会社の代表者が契約を交わすため、第三者のなりすましを防ぐために代表者の本人確認が必要なのです。
身分証明書に利用できる書類は、運転免許証やパスポート、マイナンバーカードなどで問題ありません。

2.商業登記簿謄本

代表者個人だけではなく、法人も証明書も求められます。つまり商業登記簿謄本です。
商業登記簿謄本には、会社名や所在地、資本金額、役員名、発行済み株式数など、会社の基本情報が記載されています。銀行に法人口座を開設する、銀行から融資を受ける、事業に伴って自治体から許可を取得するなど、法人の活動では商業登記簿謄本が必要になることがよくあります。
ただし、個人事業主やフリーランスなど、法人ではない事業主がファクタリングする場合には商業登記簿謄本は不要です。

商業登記簿の種類

ファクタリングでは、主にファクタリング契約の際に商業登記簿謄本が必要です。一口に商業登記簿謄本といっても、

  • 履歴事項証明書
  • 現在事項証明書
  • 閉鎖事項証明書
  • 代表者事項証明書

の4種があります。このうち、ファクタリングでは履歴事項証明書を提出するのが普通です。

取得に時間がかかる

商業登記簿謄本の準備には注意してください。というのも、商業登記簿謄本を取得するには、法務局に申請する必要があり、方法によっては時間を要するためです。
取得の方法には、

  • 最寄りの法務局に出向き、窓口で申請する
  • 郵送で申請する
  • オンラインで申請する

という3つの方法があります。このうち、もっともスピーディに取得できるのは窓口での申請です。窓口まで出向けば、商業登記簿謄本をその場で取得できます。
 
これに対し、郵送の場合には交付・返送に数日を要します。オンライン申請も「オンラインで申請できる」というだけであって、申請後に法務局が書類を発送し、受け取るまでに数日が必要です。

事前の取得か相談を

急な資金需要でファクタリングを利用する際、手元に商業登記簿謄本がないことも考えられます。即日でファクタリングするためには、法務局に出向いてその場で取得し、その後ファクタリングを利用することとなります。
 
もちろん、時間に余裕がなく、商業登記簿謄本を取得していては資金調達が間に合わないこともあるでしょう。その場合には、ファクタリング会社に事前相談をおすすめします。ファクタリング会社によっては、他の書類で代替したり、後日の提出を認めることがあります。

3.実印と印鑑証明書

書類ではありませんが、実印も必要です。ファクタリング契約への捺印に実印を用いることで、なりすましや詐欺行為を防ぐためです。さらに、印鑑証明書の提出を求められることもよくあります。
 
ただし、代表者個人の印鑑証明書は代表者の住民登録地の市町村、法人の印鑑証明書は本店所在地の管轄法務局でしか取得できないため、商業登記簿謄本以上に取得に時間を要することがあります。
このため、ファクタリング会社でも印鑑証明書には柔軟に対応するケースがほとんどです。すぐに取得できない場合には、事前に相談して後日提出の約束を取り付けておきましょう。

なお、次の4~7の書類は、ファクタリングの利用にあたって取得や新規作成の必要がなく、基本的に会社が常備している書類です。

4.決算書(確定申告)

まず、ファクタリングの際には決算書が必要となります。「資金調達に伴い決算書を提出する」といえば、銀行融資の審査書類をイメージする人も多いでしょう。しかし、銀行融資では決算書から業績・財務を詳細に分析するのに対し、ファクタリングでは

  • 自社の事業規模
  • 自社の信用取引の規模
  • 現在自社が所有している売掛金の総額

など、売掛金に関する情報を確認します。これにより、例えば「ファクタリングの依頼総額が、事業規模や取引規模と釣り合わない」など、不審な情報を把握することが目的です。

業績・財務もチェックする

また、リスクを把握するために業績や財務状況も簡単にチェックします。銀行融資とは異なり、ファクタリングは連続赤字や債務超過でも利用可能です。とはいえ、業績や財務が極端に悪い場合にはリスクへの警戒を強めます。
 
これは、中小企業のファクタリングは基本的に2社間ファクタリングであり、ファクタリングの依頼企業が売掛金の回収を代行するためです。業績・財務に大きな問題がある会社ほど、回収した売掛金をファクタリング会社に支払わず、自社の資金繰りに流用するリスクが高まります。
 
業績・財務状況によっては、このようなリスクに備えて、ファクタリングの可否や利用条件などを慎重に判断する必要があるのです。

問題があれば事前相談を

以上の必要性から、ファクタリングの必要書類には決算書が含まれます。多くの場合、直近2~3期分の決算書を提出します。個人事業主やフリーランスであれば、確定申告書類を提出します。
 
設立したばかりで決算期を迎えていない会社では、ファクタリング会社が求める期間の決算書を準備できません。その場合には、ファクタリング会社に事前相談することをおすすめします。決算書がなくとも、他の必要資料を充実させることにより、ファクタリングできることも多いです。

5.成因資料

成因資料とは、ファクタリングする売掛金の根拠となる資料です。一般的には、請求書を成因資料とすることが多いですが、発注書、納品書なども成因資料として認められます。
 
ファクタリング会社が審査で最も重視することは、「ファクタリング対象の売掛金が、支払い期日に、額面通りに支払われること」です。架空の売掛金を買い取ってしまったり、支払い期日が正確でなかったりした場合には、ファクタリング会社は損失を被ります。
このため、成因資料によって、

  • 売掛金は存在するか
  • 入金日はいつか
  • 支払金額はいくらか

などを厳しくチェックします。したがって、自社では成因資料と認識していても、これらの情報が十分に確認できない資料は認められない可能性が高いです。

6.売掛先との基本契約書

成因資料に合わせて、基本契約書を求められることも多いです。
継続的に取引する売掛先とは、毎回の取引に共通する事項について基本契約書を交わします。請求書や納品書などの成因資料は、基本契約書に沿って行われる毎回の取引で発生するものです。
 
基本契約書には、売掛金の基本的な回収条件などが記載されています。ファクタリング会社は、基本契約書と成因資料の内容を照合し、不審な点がないか確認していきます。
 
業種によっては不定期的な受注や単発での受注が多く、基本契約書を準備できない会社もあるでしょう。その場合、基本契約書の代わりに、個別の売買契約書を提出するケースもあります。
 
何らかの理由によってこれらの契約書が準備できない場合には、ファクタリング会社に事前に相談しましょう。成因資料の充実によって代替できることも多いです。

7.入金が確認できる書類

最後に、入金が確認できる書類が欠かせません。これは、どのファクタリング会社でも例外なく必要書類としています。
具体的には入金通帳・当座通帳・当座照合表などですが、これらの必要書類はファクタリングに極めて重要です。なぜならば、入金確認書類をチェックすることによって、

  • 売掛先は実在するか
  • 過去の取引で問題なく入金されているか
  • どれくらいの期間にわたって取引を継続しているか

といったことが把握できるからです。
他の資料によっても、売掛先の存在は確認できます。ファクタリング審査では、ファクタリング会社も独自に売掛先を調査するため、売掛先の存在が問題になることは少ないです。
 
重要なのは、過去の入金履歴と取引期間です。過去から現在に至るまで、売掛金が問題なく支払われているならば、ファクタリング会社は回収不能リスクが低いことを把握できます。
 
問題なく支払われている期間が長ければ長いほど回収不能リスクは低く、ファクタリング会社にとっては好都合です。そのような優良債権を継続的にファクタリングしてもらうために、手数料の優遇措置などによって依頼企業の囲い込みを図ることもできます。

必要書類を準備するときの注意点

次に、ファクタリングの必要書類を準備するうえで注意すべき点を確認しましょう。
上記と重複する内容も含めてまとめていきます。

ファクタリング会社によって必要書類が異なる

上記で挙げた7つの必要書類は、多くのファクタリング会社で共通するものです。しかし、ファクタリング会社によっては、上記以外の書類を求めることもあるため注意してください。

試算表

比較的多いのが、ファクタリング依頼のタイミングによって、試算表を求めるケースです。決算書が1年間の事業の結果をまとめるのに対し、試算表は月次の結果をまとめるものです。
 
上記の通り、ファクタリングでは決算書の提出を求め、信用取引の状況や、業績・財務状況によってリスクを測ります。このとき、前期の決算から時間が空いていると決算書の情報が古くなり、リスクの測定も不正確になる恐れがあります。そこで、試算表の提出を求め、最新の情報をもとに審査していくのです。
 
決算月から3~6ヶ月が経過している会社は、試算表を求められる可能性があります。資金繰りが良い会社ほど、普段から試算表を作成し、銀行に提出するなどして資金繰りに役立てているものです。普段から作成しているならば、ファクタリングの際にも試算表を積極的に提出し、好条件を引き出すことも期待できます。
 
しかし実際には、試算表を日常的に作成している中小企業は少ないものです。即日ファクタリングのためには、求めに応じてスムーズに試算表を提出できることが望ましいため、普段から試算表を作っておくことが大切です。

ファクタリング会社によっては事業計画書も提出が必要

稀なケースですが、ファクタリング会社によっては事業計画書を求める場合があります。これは、資金繰りを含めた中長期の事業計画を把握することにより、経営改善コンサルティングや、中長期での継続的なファクタリングの案内へと結び付けるためと考えられます。
 
もっとも、ファクタリングは短期の資金繰りに活用するものです。したがって、No.1をはじめ、ほとんどのファクタリング会社では事業計画書を求めません。

書類の不備に注意

当然ながら、書類の不備には注意してください。書類に不備があればファクタリングの手続きがスムーズに進まず、即日ファクタリングが難しくなります。
 
上記の必要書類の中には、取得に多少の手間を要する書類もありますが、作成にひどく手間がかかる書類や、専門家に依頼しなければ準備できない書類はありません。揃えること自体は容易です。
しかし、思わぬ不備がしばしば起こるため注意が必要です。具体的には、以下のような不備に注意してください。

  • 商業登記簿謄本・印鑑証明書は発行日から3ヶ月以内のものを提出すること
  • 決算書(確定申告書)には税務署の収受日付印があること

ファクタリングの際、手元にあった商業登記簿謄本や印鑑証明書を提出したところ、発行日が3ヶ月以上前であったため使えなかった、といった不備がしばしばみられます。
 
決算書や確定申告書の提出時、収受日付印が問題になることも少なくありません。特に、個人事業主やフリーランスは、税理士に依頼せず自分で確定申告を行う人も多いです。このため、税務署へ提出する原本だけに収受日付印をもらい、自分の控えには収受日付印がないといったケースがあります。
 
このような不備があれば、スピーディなファクタリングが難しくなります。不備がないように注意し、もし不備がある場合には事前にファクタリング会社に相談することが大切です。

ファクタリングの必要書類はどのように提出するのか?

ファクタリングで求められる必要書類は以下の4つの方法の中からを選択します。
 

  • 直接提出
  • 郵送提出
  • FAX提出
  • WEBメールでの提出

 
もちろん業者によって対応している提出方法には違いがあるので、前もって確認しておくことも肝心です。ファクタリングの必要書類の提出方法によっても、資金調達までにかかる時間が大きく異なってくる可能性もあるので注意してください。
 
直接提出やWEBメールでの提出、FAX提出であると当日中に業者側も確認ができるので、比較的早い段階で審査結果が出るのです。
 
一方で郵送提出となってしまうと、そもそもファクタリング業者側に必要書類が届くまでに時間がかかってしまうことになります。
 
それだけ資金調達までに時間がかかってしまうことにもなるので、少しでも早く資金調達をしたい、と思っているのであればなるべく直接提出かWEBメールでの提出、FAX提出に対応している業者を選択しましょう。

なお、直接提出の場合は業者の店舗まで赴かなければなりませんが、直接提出を考えている方はなるべく地元に近いファクタリング業者を選ぶことも必要になってきます。遠くの業者を選ぶと提出するだけでも大きな負担になってしまうわけです。

まとめ

本稿では、ファクタリングの必要書類を詳しく解説しました。本稿で挙げた7つの必要書類は、多くのファクタリング会社が求める書類です。
しかし最近では、利便性の向上を目指し、なるべく少ない必要書類で利用できるように工夫するファクタリング会社が増えています。また、依頼企業の状況に合わせて柔軟に対応するファクタリング会社も多いです。
No.1のファクタリングでは、必要書類が全て揃っている場合には、最短即日での契約が可能です。必要書類が揃っていない場合でも、お客様のご相談に応じて柔軟に対応いたします。
まずは、お気軽にお問い合わせください。

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